Adobe, en colaboración con IDC, desarrolló el estudio The Document Disconnect: Hidden Opportunity, Big Payoff. A partir de una encuesta aplicada a un universo de 1.500 entrevistados –entre directores, CFO y CIO del mundo– en la que se abordó la “desconexión de documentos”como un problema generalizado que afecta a todas las áreas funcionales de la empresa, se llegó a las siguientes conclusiones: Los encuestados dijeron que su equipo consume más de un tercio (36 %) de su tiempo en trabajo administrativo y menos de dos tercios (64 %) en atender sus objetivos.
- 46 % expresó no estar seguro de tener copias de todos sus contratos y más de la mitad (51 %) mencionó tener problemas con documentos que están traspapelados o perdidos.
- 77 % aseguró que los faltantes en la automatización de sus sistemas existentes y la falta de integración entre ellos son factores que impactan negativamente a la experiencia que le pueden brindar al cliente.
- 81 % indicó que los problemas surgen ya que tienen distintos sistemas o aplicaciones que no se comunican entre sí o porque las personas con las que tienen relaciones de negocios fuera de la organización usan otros sistemas o aplicaciones.
- 36 % de los líderes de negocios trabajan con contratos en los que faltan firmas, iniciales o fechas o con firmas erróneas.
- 51 % mencionó que los documentos muchas veces no son archivados correctamente o se pierden.
- 46 % de los líderes de negocio aceptaron que la falta de visibilidad debido a procesos documentales ineficientes disminuye su capacidad de planear, analizar y presupuestar.
En promedio, de tres a cinco personas –en algunos casos hasta siete– tienen que revisar, aprobar, firmar o tomar acción en relación a un documento en particular. Si la empresa no cuenta con un proceso controlado y efectivo de principio a fin, esto se convierte en una experiencia negativa para el cliente. Y es que a decir del estudio de IDC:
- 72 % de los líderes de negocio coincidió que mejorar estos procesos de documentos incrementaría la satisfacción de sus clientes o incrementarían el valor de la marca.
- 82 % de los líderes de negocios indicó que sus equipos serían mucho más productivos si las aplicaciones que necesitan todos los días funcionaran bien en sus dispositivos móviles.
- 19 % de los documentos con los que trata el departamento de Ventas son en papel, 56.7 % son una mezcla de papel y digital, y sólo 22 % son completamente digitales.
Solución Adobe Document Cloud
Adobe Document Cloud es la solución especialmente diseñada para una correcta gestión de documentos. La innovadora solución resuelve el desperdicio y la ineficiencia asociados con la desconexión de documentos físicos y digitales. Aunado a ello, la interacción entre empresas que no cuenten con soluciones Adobe es perfectamente viable y sin contratiempos. A partir de las famosas soluciones Adobe PDF y Adobe Acrobat, las empresas pueden alcanzar importantes beneficios, como:
- E-Firma desde cualquier dispositivo
- Formas web para simplificar el proceso de e-firma.
- Distribuir contratos en más de 28 idiomas.
- Administrar el envío masivo y administración de diferentes grupos en su empresa.
- Rastreo
- Saber en qué parte del proceso se encuentran los documentos importantes (quién ya firmó, quién falta de autorizar, etc).
- Prueba de entrega (ahorro en gastos de mensajería).
- Control
- Proteger información crítica.
- Hacer que los documentos firmados sean no editables, auditar firmas.
- Obtener prueba de identidad antes de firmar.
- Habilitar el certificado digital para firma.
- Integración
- Integrar los documentos a los procesos y sistemas que ya existen en su organización como CRM, HCM, CMS y más.
- Desarrollar API’s para la integración sencilla de soluciones de terceros (almacenamiento de documentos, rastreo y administración de transacciones).
- Trabaja con Adobe Creative Cloud y Adobe Marketing Cloud.
- Adobe Acrobat DC y los servicios de Adobe Document Cloud están incluidos en la membresía de Adobe Creative Cloud, con la posibilidad de trabajar con todo el contenido en formato PDF desde cualquier lugar.
- Los servicios de e-Firma en Adobe Document Cloud pueden ser integrados con formas de Adobe Experience Manager para una experiencia impecable.
“Está comprobado que el 19 % de los documentos con los que trata el departamento de Ventas son en papel, 56.7 % son una mezcla de papel y digital, y sólo 22 % son completamente digitales. Por eso, la promesa de Adobe Document Cloud es clara: si las empresas migran sus documentos a formatos digitales, compatibles con otros sistemas externos, la experiencia del cliente podría mejorar exponencialmente”, señaló Luis Caballero, Regional Sales Manager para México, Centroamérica y Caribe de Digital Media.
Adobe Document Cloud ofrece a las compañías ventajas de negocio únicas, como:
- Aumentos hasta del 36 % en las utilidades
- Reducciones en costos del 30 %
- Disminuciones de los riesgos del negocio en un 23 %
La oferta para Enterprise viene enriquecida con beneficios, como Adobe Acrobat DC y servicios de Adobe Document Cloud incluidos en la membresía de Adobe Creative Cloud. “Hoy es posible trabajar con todo el contenido de PDF desde cualquier lugar y vivir una experiencia más rica gracias a servicios de e-Firma en Adobe Document Cloud listos para ser integrados con formas de Adobe Experience Manager y así vivir una experiencia impecable”, concluyó.
